Udadvendt og struktureret sekretær søges til betjening af direktion og koordinerende opgaver

BEMÆRK: Ansøgningsfristen er overskredet

Trives du i sekretærrollen og som koordinerende bindeled i forhold til vigtige organisatoriske processer? Og har du lyst til, i samarbejde med dygtige og engagerede kollegaer, at være med til at få en alsidig hverdag til at fungere for vores direktion og kontor? Så har vi måske den rette stilling som chefsekretær til dig i Uddannelses- og Forskningsstyrelsen.

Vi skaber fundamentet for fremtiden
Viden former fremtiden. I Uddannelses- og Forskningsministeriet arbejder vi for at skabe værdi i samfundet gennem fremragende uddannelse og forskning. Vi skaber et solidt fundament for de videregående uddannelser og forskningen i Danmark, så nye idéer kan spire og skabe vækst.

Chefsekretær med stort engagement og naturligt flair for planlægning og processer
Direktionssekretariatet består af fire teamfunktioner, hhv. Ledelsesbetjening, Den digitale arbejdsplads, Presse og kommunikation samt Drift og indkøb og har i alt 22 medarbejdere.

Vi søger en chefsekretær til ledelsesbetjeningsteamet på syv medarbejdere. Ledelsesbetjeningsteamets formål er generelt at understøtte direktionen bedst muligt og i den forbindelse varetage en vigtig rolle som bindeled og koordinator internt i styrelsen og i samarbejdet med departementet. Det lykkes vi med gennem kalenderstyring, ved at være sidste led i kvalitetssikringen af sager og mødemateriale og ved at varetage og realisere en række faglige opgaver og projekter til gavn for organisationen.

Du vil blive én af tre sekretærer i teamet og blive chefsekretær for én af vores fire vicedirektører. Samtidig vil du varetage en bred vifte af administrative opgaver og processer, herunder generelt bidrage til kontorets understøttende funktion for den samlede direktion på fem medlemmer og styrelsen. Du vil blive ansat i en stilling, hvor opgaverne er mange og forskellige, og hvor det er afgørende, at du med professionalisme og gåpåmod får løst dem godt og effektivt, herunder via samarbejde med de øvrige medarbejdere i kontoret og særligt de to andre sekretærer.

Dine opgaver omfatter bl.a.:

• Kalenderstyring for vicedirektøren for hovedområdet Forskning og Videnbaseret innovation, herunder planlægning og koordinering af møder med interne og eksterne parter, bestilling af forplejning samt modtagelse af gæster mv.
• Håndtering af korrespondance for vicedirektøren, herunder f.eks. udsendelse af officielle skrivelser, besvarelse af invitationer mv. og forberedelse af det samlede mødemateriale til den følgende dag.
• Rejseplanlægning og -bestilling samt afregning for vicedirektøren samt tidsregistrering.
• Bistå vicedirektørens hovedområde i forhold til arrangementer, hvor vicedirektøren deltager.
• Varetage processen omkring nye medarbejdere i styrelsen i forhold til direktionen, herunder velkomstmail, hilse-på-møder, oversigter til fællesmøder.
• Være bindeled ml. koncern HR og styrelsen i forhold til aktiviteter for nye medarbejdere, rekruttering og on-boarding af nye chefer og bistå i forhold til den praktiske gennemførelse af de årlige organisationsrettede processer (arbejdsprogrammer, PU-samtaler og lønforhandlinger).
• Varetage opdatering af styrelsens organisationsdiagram og diverse distributionslister for chefer mv.
• Være kontaktperson i forhold til rejsekort/DSB og stå for administrationen af direktionens og kontorets rejsekort samt varetage diverse administrative opgaver som f.eks. kontering i IndFak, fordeling af post fra styrelsens hovedpostkasse, bestillinger i forbindelse med nyansatte i kontoret.

Er du vores nye kollega?
Din baggrund eller antal år på arbejdsmarkedet er ikke afgørende for os, så længe du brænder for denne type opgaver og har erfaring i at koordinere og servicere - enten gennem arbejde og/eller uddannelse Hvad angår din person og kompetencer er det vigtigt for os, at du er:

• Samarbejdsorienteret, loyal og fleksibel
• Serviceminded, har god dømmekraft og social intelligens
• Ansvarsfuld, grundig og struktureret (kan holde hovedet koldt og udvise overskud)
• Selvstændig, positiv af sind og let omgængelig.

Vi ser gerne, at du har et stærkt planlægnings- og koordineringsgen, er god til at holde styr på detaljerne, har gode skriftlige som mundtlige formidlingsevner og trives i et til tider travlt miljø uden at miste overblik eller det gode humør. Du fungerer godt både selvstændigt og i samarbejde med andre. Du værdsætter at indgå i et team og bidrager positivt hertil, og du sætter pris på at have en større variation af opgaver. Det er en fordel, hvis du har erfaring med IndFak, ESDH-systemet F2 og Outlook, men det er ikke en nødvendighed.

Vi sørger selvfølgelig for grundig oplæring og introduktion til opgaver, processer og styrelsen generelt.

En ambitiøs og social arbejdsplads
Du bliver en del af en ambitiøs arbejdsplads med dedikerede og fagligt stærke kollegaer, hvor vi prioriterer et godt samarbejde og arbejdsglæde i hverdagen. Vi mener nemlig, at en god kultur med dialog og samarbejde er forudsætningen for, at vi lykkes. Derfor er her plads til grin i den travle hverdag. Samtidig får du gode udviklingsmuligheder og stor fleksibilitet, så du kan balancere faglige ambitioner og privatliv.

Løn og ansættelsesvilkår
Du ansættes i Uddannelses- og Forskningsministeriets koncern efter overenskomst mellem Finansministeriet og relevant organisation. Der er mulighed for at forhandle tillæg, der matcher dine kvalifikationer.

Du forventes at kunne tiltræde per 1. august 2023 eller lige derefter (også afhængig af sommerferieplaner).

Har du spørgsmål til stillingen, er du velkommen til at kontakte kontorchef Jimmy Bruun Felthaus på telefonnummer 7231 7823 eller e-mail jbf@ufm.dk eller souschef Lise Jürgensen på telefonnummer 7231 8055 eller e-mail lisej@ufm.dk

Søg stillingen
Klik på knappen ”søg stillingen” eller søg via vores hjemmeside www.ufm.dk/job-i-ministeriet. Vi skal have din ansøgning senest fredag den 9. juni 2023.

Vi forventer at holde to samtalerunder. Første samtalerunde afholdes i uge 24 og anden samtalerunde i uge 25. Mellem første og anden samtalerunde gennemføres personlighedstest.

Ligestilling i alle dens aspekter er vigtig. Derfor opfordres alle interesserede uanset etnisk tilhørsforhold, religion, køn, alder og lign. til at søge stillingen. Uddannelses- og Forskningsministeriet er medlem af foreningen Nydansker.

Om Uddannelses- og Forskningsstyrelsen
I Uddannelses- og Forskningsstyrelsen løfter vi en bred portefølje af faglige og administrative opgaver og projekter, der understøtter videreudvikling af dansk forskning, videnbaseret innovation og en løbende kvalitetsudvikling på de videregående uddannelser i et godt internationalt samspil på både forsknings- og uddannelsesområdet. Det sker i tæt dialog med de videregående uddannelsesinstitutioner og øvrige aktører med afsæt i dyb faglighed på de relevante områder. Styrelsen har også ansvaret for den ordinære uddannelsesstøtte (SU) og en række andre særlige støtteordninger for uddannelsessøgende samt ansvaret for drift og udvikling af SU-systemer, studieadministrative it-systemer mv.

#ufs

INFORMATIONER OM STILLINGEN:

- Arbejdspladsen ligger i:

Gladsaxe Kommune

-Virksomheden tilbyder:

Fastansættelse: fuldtid

-Arbejdsgiver:

Uddannelses- og Forskningsministeriet, Haraldsgade 53, 2100 København Ø

-Ansøgning:

Ansøgningsfrist: 09-06-2023; - ansøgningsfristen er overskredet

Ved skriftlig henvendelse: https://candidate.hr-manager.net/ApplicationInit.aspx?cid=5001&ProjectId=169159&DepartmentId=9940&MediaId=2687&SkipAdvertisement=true

Se mere her: https://job.jobnet.dk/CV/FindWork/Details/5836701