BEMÆRK: Ansøgningsfristen er overskredet
Er du imødekommende og professionel i din kommunikation og villig til at yde en ekstra indsats for at hjælpe andre? Trives du med at gribe en masse bolde og med at være centrets blæksprutte? Motiveres du af, at ikke to dage er ens? Så er du måske vores nye kollega!
Om os
Center for Økonomi, Digitalisering og Organisation (CØDO) har ansvaret for bl.a. organisationsudvikling, intern kommunikation, HR-opgaver, digital læring, systemdrift, digitaliseringsprojekter, budgetter og regnskab. Vi fungerer som sparringspartner for direktionen i forhold til forvaltningens overordnede udvikling og styring. Vi er ansvarlige for ledelses- og kompetenceudvikling og for at styre de strategiske processer på tværs af forvaltningen. Vi arbejder desuden tæt sammen med forvaltningens enheder om en række administrative drifts- og udviklingsopgaver.
Du bliver en del af vores administrative fællesskab, hvor vores samarbejde er præget af respekt for og tillid til hinanden, og hvor ledelsen er tæt på driften. Vi hjælper og støtter hinanden især i travle perioder, og vi er kendt for en god og humoristisk tone. Vi sætter stor pris på hinandens selskab og fællesskabet – både i frokostpausen og når teamet eller afdelingen afholder arrangementer.
Om stillingen
Som centersekretær skal du trives med en bred vifte af opgaver og daglig kontakt til vores to centerchefer, ledere, kolleger og samarbejdspartnere. Din rolle kræver en god kombination af overblik, styr på detaljen, administrative færdigheder, gode kommunikationsevner og solide samarbejdsevner. Du går til dine opgaver med et smil og er indstillet på at gå en ekstra mil, når det er påkrævet.
Dit arbejde er præget af stor selvstændighed med egen opgaveportefølje, hvor der samtidig kræves, at du indgår i vores administrative team, når opgaverne og tiden er til det. Din kontaktflade vil dække hele vores forvaltning, og dermed vil du også samarbejde med vores kolleger i rådhussekretariatet og i direktionen.
Dine primære opgaver er:
- Møde- og kalenderadministration
Du er ansvarlig for at planlægge, organisere og koordinere møder for centrets øverste ledelse samt ved fællesarrangementer. Dette indebærer at sende indbydelser, booke mødelokaler, arrangere forplejning og sikre, at alle nødvendige ressourcer er tilgængelige. Derudover vil du i et mindre omfang bistå med kalenderstyring for vores to centerchefer. - Onboarding
Du sørger for, at IT-pakken med velkomstbrev er klar til nye kolleger og introducerer til centrets hverdag, faciliteter samt Outlook og intranet. - Administrative og praktiske opgaver
Du er ansvarlig for en bred palette af opgaver, som dækker alt fra udskiftning af IT-udstyr, til adgangskort, print af mødemateriale, fællesarrangementer for centret og ledelsen samt om nødvendigt at svinge karkluden, så mødefaciliteterne og køkkenet er indbydende.
Dertil kommer journaliseringsopgaver samt håndtering af praktik ved fratrædelser. Derudover vil du bidrage i løsningen af lettere administrative opgaver for vores administrationsfællesskab. - Kommunikative opgaver
Du sørger for det månedlige nyhedsbrev til centret. Derudover er du ansigtet udadtil i forhold til både interne og eksterne samarbejdspartnere. Du udarbejder dagsorden for ledelsen, herunder indsamling af punkter og materiale til møderne.
- har en proaktiv tilgang til opgaveløsningen, er omhyggelig og har styr på detaljerne
- besidder en veludviklet situationsfornemmelse og helhedsforståelse
- har gode skriftlige og mundtlige fremstillingsevner
- evner at holde overblikket over opgaverne og bevarer roen, når der er mange bolde i luften
- er fleksibel og serviceorienteret
- formår at skabe gode relationer på tværs i centret og hele forvaltningen
- har gode samarbejdsevner, ser værdien af at løse opgaver i fællesskab og byder dig til, når der skal løftes i flok
- er fortrolig med Microsoft Office-pakken og evner at sætte dig ind i andre IT-systemer. Du må meget gerne være optaget af IT og digitale løsninger helt generelt
- har erfaring fra en tilsvarende stilling
Løn- og ansættelsesvilkår i henhold til gældende overenskomst. Der er tale om en stilling på fuld tid. Stillingen ønskes besat den 1. september eller den 1. oktober 2023.
Vi indhenter referencer i forbindelse med ansættelsen.
Yderligere informationer
Ved spørgsmål til stillingen er du velkommen til at kontakte teamleder Randi Salling på 2134 8313.
Søg via linket senest søndag den 6. august 2023
Førstesamtaler forventes afholdt i uge 33; andensamtaler forventes gennemført i uge 34.
Kultur- og Fritidsforvaltningen
Kultur- og Fritidsforvaltningen er Danmarks største kulturforvaltning. Vores arbejdsopgaver spænder bredt fra idræt, kultur og borgerservice til huslejenævn, folkeregister, vielser og afvikling af valg og folkeafstemninger. I Kultur- og Fritidsforvaltningen arbejder vi for at skabe de bedste rammer for kultur- og fritidslivet i København – og i samarbejde med københavnerne at skabe en by, der lever og udvikler sig. Vi er en politisk ledet organisation og har til opgave at understøtte og udleve politiske beslutninger. Alt sammen med det overordnede formål at give københavnerne et bedre kultur- og fritidsliv og være en åben og professionel indgang til Københavns Kommune.
INFORMATIONER OM STILLINGEN:
- Arbejdspladsen ligger i:
Gladsaxe Kommune
-Virksomheden tilbyder:
-Arbejdsgiver:
Københavns Kommune, Borups Allé 177, 2400 København NV
-Ansøgning:
Ansøgningsfrist: 06-08-2023; - ansøgningsfristen er overskredet
Ved skriftlig henvendelse: https://candidate.hr-manager.net/ApplicationInit.aspx?cid=1518&ProjectId=192900&DepartmentId=19087&MediaId=4780&SkipAdvertisement=true
Se mere her: https://job.jobnet.dk/CV/FindWork/Details/5858776